자격기본법(법률 제10907호)에서 자격은 발급 주체에 따라 구분하여 정의하고 있는데, 국가가 발급하는 경우를 “국가자격”으로, 국가 외 개인, 단체 및 법인 등이 발급하는 경우를 “민간자격”으로 정의하고 있다. 

민간자격 제도에는 “공인제도” 와 “등록제도”가 운영되고 있는데 “공인제도”는 “자격검정 수준이 국가자격과 같거나 비슷한 민간자격을 자격기본법에서 정한 절차에 따라 국가가 인정하는 제도”이며 “등록제도”는 “민간자격관리자가 민간자격을 신설하여 관리·운영하려는 경우 의무적으로 등록하는 제도”이다.

여기서 등록이란 “행정법상 일정한 법률사실 또는 법률관계를 행정청 등 특정한 등록기관에 비치된 장부에 기재하는 것”을 말한다. 따라서 민간자격의 등록은 “민간자격을 신설하여 관리·운영하려는 것”을 주무부장관 (등록 관리기관)이 관리하는 등록대장에 기재하는 일련의 행정절차라 할 수 있다.

등록으로 인해 국가 등이 등록된 자격의 품질을 인정하거나 독점적 운영권한을 부여하는 것은 아니며 민간자격은 관련 법령상 금지하지 아니하면 모두 등록이 가능한 개방성을 갖고 있는 제도이다. 

예로 기존 등록한 민간자격이 있는 분야에서는, 특별한 사유가 없는 한 누구든 동일한 분야의 민간자격을 신설하여 관리・운영할 수 있으며 등록도 가능하도록 하고 있으므로 배타적인 권한을 인정하는 제도는 아니다. 

또한 민간자격은 등록한 자격만 검정시행이 가능하며, 그 외 다른 요건(검정실적 및 기관유형 등)과 함께 충족될 경우에 한 단계 업그레이드된 공인신청이 가능하다. 

자격기본법상으로는 ‘민간자격을 신설하여 관리․운영하려는 자’로 규정(제17조 제2항)하고 있다. 여기서 ‘민간자격을 신설하여 관리·운영하려는 자’는 단순히 자격검정 업무의 일부를 관리·운영하는 자가 아닌 ‘민간자격을 발급하는 자’를 의미하며 개인, 단체 및 법인 등 모두 가능하다.
* 개인의 경우 개인사업자(일반과세자 또는 간이과세자로 사업자등록증을 소지하고 있어야 함.)이어야 함.
* 단체 및 법인 등 모두 가능하므로 반드시 법인 아닌 단체, 비영리사단법인, 재단법인, 영리법인 모두 신청 가능함.

최근 민간자격등록에 대해 관심이 고조되면서 자격검정이나 자격취득 강좌의 운영을 염두에 두고 개인적인 상호가 아니라 편의상 “OO협회”, “OO회”로 등록해 소기의 경영상 목적을 달성하고자하는 사례가 적지 않다.

 이는 설립이 어렵고 비용이 많이 수반되는 사단법인이나 재단법인에 비해 비교적 간편한 방법으로 자격발급기관의 대외적인 공신력과 지명도를 높이거나 이 명의의 은행통장발급 차원에서 ‘법인으로 보는 단체(즉, 협회)’로 승인받아 운영하기를 원하기 때문이다. 

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민간자격등록의 신청 대상으로는 자격을 신설하여 관리‧운영하려는 민간자격 종목이다. 그런데 민간자격 종목이 여러 개인 경우는 종목별로 신청하여야 한다. 예컨대 ‘학습강사자격’의 하위에 ‘수학학습강사 1, 2급’,  ‘영어학습강사 1, 2급’ 등 하위종목을 두는 경우 ‘학습강사자격’으로는 등록이 불가능하고, 하위종목별 등록하여야 한다. 

○ 한국직업능력개발원에서의 준비 및 검토기간 : 1개월 정도
○ 주무부처의 검토기간 2~4개월(주무부처의의 사정에 따라 다름 : 등록신청이 상대적으로 적은 부서는 대기시간 단축)

○ 자격명칭으로 사용이 금지된 명칭 및 자격검정이 금지된 자격분야가 아닌 경우이어야 함(자격기본법 제14조, 제17조 국가기술자격법시행령 등).
※ 신청인이 신청 당시 지정한 주무부장관(주무부장관이란 소관 민간자격을 등록받아 이를지도․감독하는 중앙행정기관의 장을 말함.)에 확인

○ 결격사유에 해당하지 않는 경우이어야 함(자격기본법 제18조).
※ 등록기준지(구 본적지) 관할행정기관(신청기관 대표자(구 본적지) 관할 지방자치단체)에 확인
※ 법인 임원의 경우 제출 구비서류 ‘결격사유확인서’로 갈음

민간자격 등록은 민간자격 정보서비스 홈페이지(www.pqi.or.kr) 메뉴의 「민간자격 등록신청」을 통하여 신청하는 것을 원칙으로 하고 있다. 인터넷 신청이 불가능한 경우, 구비서류를 모두 지참하여  정부 위탁 주관사인 한국직업능력개발원으로 방문 제출하여야하는데 방문 전에 반드시 사전 문의를 필요로 하고 있다. 인터넷 등록을 위해서는 먼저 회원가입이 필수적이다.

등록신청을 위하여 신청자의 PC 또는 USB 등 휴대용 저장장치에 등록신청 시 제출하여야 하는 각종 ‘구비서류’와 ‘공인인증서’를 저장한 상태에서 신청하는 것이 바람직하다. 

- 민간자격관리자의 등록기준지(구 본적지) 관할 행정기관에 조회하여 자격기본법 제18조 각호(2호, 3호, 4호)의 해당여부 확인

- 법인 임원의 경우 제출 구비서류 ‘결격사유확인서’로 갈음(자격기본법 제18조 5호)

<자격기본법(결격사유)>

제18조(결격사유) 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 자는 민간자격관리자가 될 수 없다.  <개정 2013.4.5.>
1. 미성년자·금치산자 또는 한정치산자
2. 파산선고를 받은 자로서 복권되지 아니한 자
3. 금고 이상의 실형의 선고를 받고 그 집행이 종료(집행이 종료된 것으로 보는 경우를 포함한다)되거나 집행이 면제된 날부터 3년이 경과되지 아니한 자
4. 금고 이상의 형의 집행유예 선고를 받고 그 유예기간 중에 있는 자
5. 제1호부터 제4호까지의 규정에 해당하는 자가 임원으로 있는 법인 또는 단체[해당 사유발생일부터 3개월 이내에 그 임원을 개임(改任)하는 경우를 제외한다]
6. 등록자격의 등록이 취소된 후 3년이 지나지 아니한 자

- 자격기본법 제14조의 금지명칭 및 제17조 제1항의 금지분야 해당여부 검토(신청 당시 지정한 주무부장관, 관련 중앙행정기관에 조회)

<자격기본법(명칭사용 및 등록불가 분야)>

제14조(동일명칭의 사용금지) ① 민간자격관리자는 국가자격의 명칭과 동일한 명칭을 사용하지 못한다.
②누구든지 국가자격을 취득하지 아니하고는 국가자격의 명칭과 동일한 명칭을 사용하지 못한다.
제17조(민간자격의 신설 및 등록 등) ① 국가외의 법인·단체 또는 개인은 누구든지 다음 각 호에 해당하는 분야를 제외하고는 민간자격을 신설하여 관리·운영할 수 있다.
1. 다른 법령에서 금지하는 행위와 관련된 분야
2. 국민의 생명·건강·안전 및 국방에 직결되는 분야
3. 선량한 풍속을 해하거나 사회질서에 반하는 행위와 관련되는 분야
4. 그 밖에 민간자격으로 운영하는 것이 적합하지 아니하다고 심의회의 심의를 거쳐 대통령령으로 정하는 분야

- 등록결과를 안내 받고 등록면허세 납부 즉시 ‘등록면허세 납부확인서’를 납세처(지방자치단체)에서 발급 받아 한국직업능력개발원에 제출

*제출방법 : 자격명, 등록번호가 서류상으로 기재되어 있는 납부확인서를 이메일 또는Fax로 송부(fax:044-415-5378,이메일:thltqnf@krivet.re.kr)

* 등록면허세의 과세단위(기관 소재지 기준)별 세율 : 인구 50만 이상의 시 40,500원, 그 밖의 시 22,500원, 군 12,000원

○ 자격기본법 시행규칙 제2조 제2항에 규정하고 있는 바와 같이 자격관리운영규정에서는 자격의 명칭, 종목 및 등급, 검정을 담당할 인력의 보유현황, 관리운영조직에 관한 사항, 검정기준·검정과목·검정방법·응시자격 및 유효기간에 관한 사항 등이 반드시 포함되어야 함. 

○ 민간자격 관리운영에 관한 별도의 규정이 없는 경우 상기 필수 규정사항을 포함하여 규정을 작성하여야 함. 

○ 자격관리운영규정은 등록신청시 제출하여야 하는 필수 서류일뿐만 아니라 자격을 운영하기 위하여 필요한 제반사항을 사전에 정하는 근거로서, 통상적으로 자격을 관리하는 공공기관 및 민간단체 등에서는 위 규정사항 외 시험위원, 시험문제 출제 및 관리, 수험원서 접수, 검정의 집행, 채점, 자격증 관리 등 자격의 시행 및 관리운영에 대한 전반적 내용을 모두 규정하여 자격관리운영에 반영하고 있음.

자격기본법 제2조 (민간자격의 등록) ② 제1항제1호의 민간자격의 관리·운영에 관한 규정에는 다음 각 호의 사항이 포함되어야 한다

예시) 제○조 (목적) 이 규정은 ○○○협회에서 시행하는 ○○○자격증 1,2,3급의 자격검정의 관리.운영에 필요한 사항을 규정함을 목적으로 한다.

예시) 제○조 (검정인력검정조직의 업무분장) ○○○협회는 검정관리팀장을 두어 검정관리 전반을 담당하도록 하며, 팀장 이하 검정기획담당, 인쇄담당, 채점담당, 검정관리담당을 두어 자격검정을 운영한다.

예시) 제○조 (검정인력) ○○○협회는 검정관리팀장을 두어 검정관리 전반을 담당하도록 하며, 팀장 이하 검정기획담당, 인쇄담당, 채점담당, 검정관리담당을 두어 자격검정을 운영한다.

예시) 제○조 (검정조직의 업무분장) 검정관리팀은 다음과 같이 업무를 분담하여 수행한다.
① 검정기획담당자는 다음 각 호의 업무를 수행한다.
  1. 검정 시행계획의 수립 및 공고 등에 관한 사항
  2. 원서접수․시험장소 및 시험감독 등에 관한 사항
  3. 민간자격취득자 관리 및 자격증 교부∙관리에 관한 사항
  4. 검정업무 지도․감독에 관한 사항
  5. 검정업무 제도개선에 관한 사항
  6. 민간자격검정사업의 회계처리에 관한 사항
  7. 그 밖에 민간자격 검정의 관리∙운영에 관한 사항
② 출제․채점 담당자는 다음 각 호의 업무를 수행한다.
 1. 검정 출제기준의 작성 및 변경에 관한 사항
 2. 검정의 필기․실기 시험문제의 출제, 관리 및 인쇄에 관한 사항 
 3. 채점 및 합격발표에 관한 사항
③ 검정관리 담당자는 다음 각 호의 업무를 수행한다. 
 1. 원서접수․시험장소 및 시험감독 등에 관한 사항
 2. 자격취득자 관리 및 자격증 교부․관리에 관한 사항
 3. 검정의 집행(수험원서 접수, 감독위원등의 배치, 시험장 설치, 검정시행 등)에 관한 사항
 4. 자격취득자 사후관리에 관한 사항

예시) 제○조 (검정기준) ①○○○협회는 ○○○활용능력이 ○○○전문가로써 ○○○업무를 원활하게 수행할 수 있는 직무능력을 갖추고 있는지 유무를 기준으로 하여 등급별 검정기준을 정한다. ② ○○○자격증의 등급별 검정기준은 다음과 같다.

제○조 (검정방법 및 검정과목)  ○○○자격증의 검정과목과 과목별 주요내용은 다음과 같다.

제○조 (응시자격)  ○○○자격검정에 응시를 희망하는 자는 제한 없이 응시 할 수 있다.

제○조 (유효기간) ○○○자격은 취득시 부터 ○년간 유효기간을 두며 자격취득자는 유효기간 만료시 재등록을 하여야 하고 ○○○협회는 자격취득자가 재등록을 요청할 시 지체없이 자격증을 갱신해주어야 한다.

*<자료출처> 
민간자격등록신청편람(한국직업능력개발원)